La transformación digital del MET con AVS

Resumen

El Museo Metropolitano de Arte es una de las instituciones culturales más grandes e influyentes del mundo, y gestiona operaciones complejas en materia de entradas, afiliaciones, tiendas, comercio electrónico, exposiciones, subvenciones y programas de donantes.

Con el fin de respaldar las iniciativas de modernización operativa y transformación digital a largo plazo, The Met se ha asociado con Alpha Variance Solutions (AVS) para estabilizar los sistemas empresariales, modernizar las operaciones financieras, mejorar la fiabilidad de la integración y establecer una base tecnológica escalable y preparada para la inteligencia artificial.

El Met inició su andadura con Dynamics en 2018 con la implementación de la Fase 1 del sistema de punto de venta (POS) para el comercio minorista. Aunque la implementación inicial planteó algunas complejidades operativas y técnicas, sentó las bases para futuras iniciativas de transformación. En los años siguientes, AVS colaboró estrechamente con el Met para estabilizar el entorno, optimizar las integraciones, mejorar los flujos de trabajo operativos y reforzar el ecosistema de producción en su conjunto.

A partir de estos avances, The Met puso en marcha la fase 2 de su plan de transformación, centrada en la implantación de un moderno sistema de gestión de pedidos (OMS), la sustitución de la plataforma heredada de CW y la creación de una arquitectura empresarial conectada que abarque las plataformas de finanzas, comercio electrónico, gestión de almacenes, interacción con los clientes y análisis de datos.

Retos empresariales

La Policía Metropolitana se enfrentó a varios retos operativos y tecnológicos que afectaron a la eficiencia, la visibilidad y la escalabilidad en toda la organización:

  • Sistemas financieros y operativos fragmentados.
  • Visibilidad limitada en lo que respecta a las entradas, las afiliaciones, las subvenciones, la venta al por menor y las exposiciones.
  • Los procesos de cierre de fin de mes son lentos debido a las conciliaciones manuales y a la falta de coherencia en los datos.
  • Inestabilidad en las integraciones debido a una supervisión centralizada y una trazabilidad de las transacciones limitadas.
  • El sistema de gestión de pedidos heredado («CW») limita la escalabilidad operativa y los esfuerzos de modernización.
  • La plataforma de comercio electrónico Magento funciona de forma independiente de Dynamics 365, lo que genera lagunas operativas y dependencias manuales.
  • La plataforma de datos de clientes de Amperity sigue sin estar conectada a los sistemas CRM y ERP, lo que limita la obtención de información unificada sobre los clientes y las operaciones.
  • Una necesidad cada vez mayor de automatización, modernización y preparación para la inteligencia artificial.

AVS Solutions - Fase 1

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Modernización financiera con Dynamics 365 Finance

AVS rediseñó y optimizó el entorno financiero de The Met utilizando Microsoft Dynamics 365 Finance para mejorar el control operativo, la automatización y la precisión de los informes.

Entre las principales mejoras se incluyen:

  • Rediseño del libro mayor y optimización de la estructura financiera.
  • Asignaciones automatizadas y coordinación de fondos y subvenciones.
  • Mejora en la elaboración de presupuestos, la elaboración de previsiones y la preparación para las auditorías.
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Automatización con Microsoft Power Platform

Uso de Microsoft Power Platform, AVS automatizó varios procesos operativos críticos, entre los que se incluyen:

  • Aprobaciones de revistas.
  • Flujos de trabajo de conciliación de ingresos.
  • Procesos de gestión de proveedores.
  • Seguimiento de los costes de la exposición.
  • Notificaciones y autorizaciones operativas.

Estas automatizaciones redujeron el trabajo manual y, al mismo tiempo, mejoraron la velocidad y la coherencia del procesamiento.

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Marco de integración empresarial con IntegrateIQ de AVS

Para hacer frente a la inestabilidad de la integración y a la fragmentación operativa, AVS implementó su marco de integración propio, IntegrateIQ.

La solución proporcionada:

  • Registro inteligente, detección de errores y validación.
  • Trazabilidad integral de las transacciones empresariales.
  • Integraciones estabilizadas entre los sistemas de venta de entradas, venta al por menor, comercio electrónico, afiliación, donantes y finanzas.
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Informes y análisis empresariales

AVS implementó soluciones de análisis y generación de informes para toda la empresa utilizando Microsoft Power BI.

Los paneles interactivos ofrecían información en tiempo real sobre:

  • Ingresos y operaciones financieras.
  • Actividad de los socios.
  • Resultados del sector minorista.
  • Participación de los donantes.
  • Gestión de exposiciones.
  • Indicadores clave de rendimiento (KPI) operativos en todos los departamentos.
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Arquitectura empresarial preparada para la IA

AVS diseñó una arquitectura escalable para respaldar la estrategia a largo plazo del Met en materia de inteligencia artificial y análisis avanzados.

La fundación hace posible iniciativas futuras como:

  • Análisis predictivo.
  • Previsión inteligente.
  • Reconciliaciones automatizadas.
  • Detección de anomalías.
  • Información operativa basada en la inteligencia artificial.

AVS Solutions - Fase 2

Como parte de la Fase 2, AVS diseñó e implementó un marco de integración integral que conecta todo el ecosistema de gestión de pedidos. AVS está sustituyendo la plataforma heredada de CW por una solución OMS moderna basada en Dynamics 365 para optimizar todo el ciclo de vida de los pedidos, desde su creación hasta su cumplimiento.

Integración empresarial integral

La nueva arquitectura conecta:

  • Dynamics 365
  • Sistemas de gestión de almacenes (WMS) para proveedores de servicios logísticos externos (3PL)
  • Día laborable
  • Comercio electrónico con Magento
  • Plataformas de CRM
  • Plataforma de datos de clientes de Amperity

Este marco de integración elimina los silos de datos y crea un ecosistema operativo unificado.

Integración de Magento y Dynamics 365

AVS integró Magento con Dynamics 365 mediante las API de CSU para permitir la sincronización en tiempo real de:

  • Pedidos
  • Inventario
  • Precios
  • Datos de los clientes

La integración mejora la precisión operativa, reduce la dependencia de las tareas manuales y aumenta la visibilidad del comercio electrónico.

Integración con Workday

La integración bidireccional entre Workday y Dynamics 365 agiliza:

  • Aprobaciones de órdenes de compra
  • Tramitación de recibos
  • Conciliación de facturas
  • Flujos de trabajo de conciliación financiera

La integración mejora la eficiencia y reduce los retrasos en las operaciones de compras y finanzas.

Integración de datos de clientes de Amperity

AVS integró Amperity con CRM y Dynamics 365 para crear perfiles de clientes unificados y sincronizar los datos de los clientes de la empresa.

Esto permite:

  • Mejora de la segmentación de clientes.
  • Mayor implicación de los donantes y los socios.
  • Informes corporativos más precisos.
  • Una gestión más eficaz de la experiencia del cliente.
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Microsoft Fabric y la plataforma de análisis moderno

Como parte de su plan de modernización, el Museo Metropolitano de Arte está implementando Microsoft Fabric junto con los informes de Power BI para empresas con el fin de establecer una plataforma de análisis moderna y centralizada en toda la organización.

La solución consolida los datos procedentes de Dynamics 365, CRM, comercio electrónico, gestión de entradas, afiliaciones y donaciones en un entorno de datos unificado y fiable, lo que permite una visibilidad operativa en tiempo real y una toma de decisiones basada en datos. Gracias a los paneles interactivos y a los análisis de autoservicio, los responsables de los museos pueden mejorar la planificación de las exposiciones, optimizar la dotación de personal, reforzar la visibilidad de la recaudación de fondos y predecir mejor las tendencias de visitantes y afiliaciones.

Para una institución cultural sin ánimo de lucro que opera a escala mundial, esta transformación mejora considerablemente la planificación estratégica, la agilidad operativa y la sostenibilidad organizativa a largo plazo.

Resultados e impacto en el negocio

Gracias a nuestra colaboración con The Met, hemos logrado mejoras operativas y empresariales cuantificables, entre las que se incluyen:

  • Procesos de cierre de fin de mes entre un 20 % y un 30 % más rápidos.
  • Reducción de más del 95 % en las correcciones de integración manuales.
  • Mejoras significativas en la estabilidad operativa y la calidad de los datos.
  • Informes y análisis en tiempo real en todos los departamentos.
  • Reducir los costes operativos a largo plazo mediante la automatización y la estandarización.
  • Mayor visibilidad de los clientes y donantes gracias a la unificación de los datos de la empresa.
  • Mayor escalabilidad en los sistemas de comercio electrónico, financieros y operativos.

¿Por qué el Met se asoció con AVS?

El Met eligió a AVS por nuestra capacidad para combinar una amplia experiencia en Microsoft con nuestro liderazgo en modernización e integración empresarial.

Entre los principales factores diferenciadores se incluyen:

  • Amplia experiencia en Dynamics 365 y en el sector de las organizaciones sin ánimo de lucro.
  • Servicios de arquitectura y asesoramiento estratégico dirigidos por profesionales con amplia experiencia.
  • Éxito demostrado en la estabilización de entornos empresariales complejos.
  • Las funciones avanzadas de supervisión e inteligencia operativa de IntegrateIQ.
  • Una visión a largo plazo sobre la inteligencia artificial y la modernización, en consonancia con la estrategia futura del Met.