In 15 bundesweiten Fahrradgeschäften und einem Online-Shop bietet Fahrrad XXL ein gigantisches Sortiment - bestehend aus über 100.000 Fahrrädern von mehr als 40 Qualitätsmarken und exklusiven Eigenmarken. Dazu gibt es jede Menge Fahrradzubehör, Ersatzteile und Bekleidung. Indoor- und Outdoor-Fahrradparcours, Testsimulatoren und Fahrradwerkstätten machen jedes Geschäft zu einer Erlebniswelt für die Kunden.

Seit Jahren auf Wachstumskurs

Kein Wunder also, dass Fahrrad XXL seit einigen Jahren stetig wächst - wovon vor allem der E-Commerce während der Corona-Sperre profitierte. Doch der strikte Expansionskurs der 2006 gegründeten Unternehmensgruppe hatte schon früh die Notwendigkeit einer umfassenden IT-Modernisierung aufgezeigt.

Die meisten Filialen sind Familienbetriebe, die auf eine jahrzehntelange Erfahrung und Tradition zurückblicken. Sie nutzen unterschiedliche Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme, was die konzernweite Kommunikation und Koordination erheblich erschwert. Zudem sind die ERP-Umgebungen in den Filialen oft heterogen und nicht direkt mit den Kassensystemen verbunden. Mehrfache Datenhaltung und zeitaufwändige Schnittstellenpflege sind die Folge.

Angestrebt wird eine einheitliche ERP-Landschaft

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations in der Azure Cloud will Fahrrad XXL dies ändern und die Weichen für zukünftiges Wachstum stellen. So soll die derzeitige, über mehrere Standorte verteilte IT-Systemlandschaft schrittweise durch einheitliche und zentrale ERP-Strukturen ersetzt werden.

"Mit Dynamics 365 wollen wir die gruppenweiten Geschäftsprozesse und den Datenaustausch zwischen den Filialen effizienter gestalten und die Multi-Channel-Kommunikation mit den Kunden optimieren", beschreibt Dr. Hamidreza Ameli, Mitgründer von Fahrrad XXL und Gesellschafter von Fahrrad XXL Emporon, die Projektziele. "Eine der größten Herausforderungen ist es, die Anforderungen und Wünsche der beteiligten Unternehmen und Fachmärkte auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen."

Alpha Variance Solutions als "Retter in der Not"

Um dieser komplexen Aufgabe gerecht zu werden, startete Fahrrad ein erstes Dynamics 365 Implementierungsprojekt mit ausgewählten externen Beratungspartnern. Es stellte sich jedoch bald heraus, dass diese Partner den hohen technischen Anforderungen nicht gewachsen waren. Da es an technischem Know-how mangelte und wenig Transparenz über den Projektfortschritt herrschte, stiegen die Kosten schnell an und das Projekt drohte zu eskalieren.

In "höchster Not" wurden die Verantwortlichen von Fahrrad XXL auf den US-amerikanischen Microsoft Gold Partner Alpha Variance Solutions aufmerksam. Das Beratungsunternehmen wurde 2015 von Präsident Yuanming Chu in New York gegründet und war bereits erfolgreich auf dem europäischen Markt unterwegs. Dank der umfassenden Kompetenzen und Erfahrungen, die Alpha Variance Solutions bei der MS Dynamics 365-Implementierung, insbesondere in Handelsunternehmen, vorzuweisen hat, konnte das Projekt in letzter Minute gerettet werden.

Kundenspezifisches Lösungsdesign

Yuanming Chu und ihr Team konnten mit ihrem ausgeprägten Know-how bei der Erstellung und Implementierung von maßgeschneiderten Dynamics 365-Lösungsarchitekturen punkten. Gemeinsam mit den hauseigenen Spezialisten aus der IT und anderen Abteilungen gelang es ihnen, die bestehenden Prozess- und IT-Strukturen mit Hilfe der ERP-Suite von Microsoft zu zentralisieren. Wolf Gläser, EU Regional Delivery Manager von Alpha Variance Solutions, wurde zum Gesamtprojektleiter ernannt.

Die Zusammenarbeit ist stets von großem Vertrauen, Transparenz und Ehrlichkeit geprägt. "Als langjähriger Microsoft-Experte hat Wolf Gläser das zu scheitern drohende Projekt schnell in den Griff bekommen", betont Elodie Lamouroux, Leiterin PMO und Marketing bei Fahrrad XXL. "Obwohl es sich um ein langwieriges und aufgrund unserer Konzernstruktur oft sehr kompliziertes IT-Projekt handelt, liegen wir gut im Zeit- und Kostenrahmen und werden Anfang 2022 mit dem Rollout in einer ersten Filiale beginnen können."

Parallel dazu bereitet das Team von Alpha Variance Solutions die Mitarbeiter in den Fachmärkten mit einem Change Management auf die Umstellung der IT-Nutzung vor. Darüber hinaus wird internes Know-how für die Wartung und den Support der neuen ERP-Infrastruktur aufgebaut.

Verstärkung des elektronischen Handels erwartet

Bis 2024 sollen alle Fahrrad-XXL-Bike-Shops auf MS Dynamics 365 for Finance and Operations umgestellt werden. Neben Effizienzsteigerungen in den Shops versprechen sich die Verantwortlichen davon auch eine Stärkung des E-Commerce, da die neue IT-Infrastruktur zur Weiterentwicklung des Online-Shops beitragen wird.

Noch vor dem ersten Rollout resümiert Geschäftsführer Dr. Hamidreza Ameli die besondere Leistung der "Projektretter": "Mit ihrer agilen, professionellen und fokussierten Vorgehensweise war und ist es eine Freude, mit Alpha Variance Solutions zusammenzuarbeiten. Während der gesamten komplexen Integration haben Wolf Gläser und sein Team jede Aufgabe konsequent und kompetent umgesetzt."