Das Metropolitan Museum of Art ist eine der weltweit größten und einflussreichsten Kulturinstitutionen und verwaltet komplexe Abläufe in den Bereichen Eintrittsgelder, Mitgliedschaften, Einzelhandel, E-Commerce, Ausstellungen, Fördermittel und Spenderprogramme.

Um Initiativen zur langfristigen betrieblichen Modernisierung und digitalen Transformation zu unterstützen, ging The Met eine Partnerschaft mit Alpha Variance Solutions (AVS) zusammengetan, um die Unternehmenssysteme zu stabilisieren, die Finanzabläufe zu modernisieren, die Zuverlässigkeit der Integration zu verbessern und eine skalierbare, KI-fähige technologische Grundlage zu schaffen.

Das Met begann seine „Dynamics“-Initiative im Jahr 2018 mit der Implementierung der Phase-1-Lösung für den Einzelhandel. Obwohl die anfängliche Implementierung mit betrieblichen und technischen Herausforderungen verbunden war, schuf sie die Grundlage für künftige Transformationsinitiativen. In den folgenden Jahren arbeitete AVS eng mit dem Met zusammen, um die Umgebung zu stabilisieren, Integrationen zu optimieren, betriebliche Arbeitsabläufe zu verbessern und das gesamte Produktionsökosystem zu stärken.

Aufbauend auf diesen Fortschritten leitete The Met die zweite Phase seines Transformationsplans ein, deren Schwerpunkt auf der Einführung eines modernen Auftragsverwaltungssystems (OMS), der Ablösung der veralteten CW-Plattform und der Schaffung einer vernetzten Unternehmensarchitektur liegt, die die Bereiche Finanzen, E-Commerce, Lagerverwaltung, Kundenbindung und Analyseplattformen umfasst.

Die Londoner Polizei stand vor einer Reihe von betrieblichen und technologischen Herausforderungen, die sich auf die Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit im gesamten Organisationseinheit auswirkten:

• Zersplitterte Finanz- und Betriebssysteme.
• Begrenzte Transparenz in den Bereichen Eintritte, Mitgliedschaften, Fördermittel, Einzelhandel und Ausstellungen.
• Langsame Monatsabschlussprozesse aufgrund manueller Abstimmungen und inkonsistenter Daten.
• Instabilität bei den Integrationen aufgrund begrenzter zentraler Überwachung und Transaktionsnachverfolgbarkeit.
• Das veraltete OMS („CW“) schränkt die betriebliche Skalierbarkeit und Modernisierungsbemühungen ein.
• Die E-Commerce-Plattform Magento läuft unabhängig von Dynamics 365, was zu betrieblichen Lücken und manuellen Abhängigkeiten führt.
• Die Kundendatenplattform von Amperity ist nach wie vor nicht mit den CRM- und ERP-Systemen vernetzt, was einen einheitlichen Überblick über Kunden und Betriebsabläufe einschränkt.
• Wachsender Bedarf an Automatisierung, Modernisierung und KI-Tauglichkeit.

Finanzielle Modernisierung mit Dynamics 365 Finance

AVS hat die Finanzumgebung des Met mithilfe von Microsoft Dynamics 365 Finance , um die operative Kontrolle, die Automatisierung und die Genauigkeit der Berichterstattung zu verbessern.

Zu den wichtigsten Verbesserungen gehörten:

• Neugestaltung der Hauptbuchhaltung und Optimierung der Finanzstruktur.
• Automatisierte Mittelzuweisungen und Abstimmung von Fonds und Fördermitteln.
• Verbesserte Budgetierung, Prognosen und Prüfungsbereitschaft.

Automatisierung mit der Microsoft Power Platform

Verwendung von Microsoft Power Platformautomatisierte AVS mehrere wichtige betriebliche Prozesse, darunter:

• Genehmigungen für Fachzeitschriften.
• Workflows zur Umsatzabstimmung.
• Lieferantenmanagementprozesse.
• Kostenüberwachung für Messen.
• Betriebliche Mitteilungen und Genehmigungen.

Diese Automatisierungen reduzierten den manuellen Aufwand und verbesserten gleichzeitig die Verarbeitungsgeschwindigkeit und die Konsistenz.

Enterprise Integration Framework mit IntegrateIQ von AVS

Um Integrationsprobleme und eine fragmentierte Betriebsumgebung zu beheben, hat AVS sein firmeneigenes Integrationsframework „IntegrateIQ“ eingeführt.

Die gelieferte Lösung:

• Intelligente Protokollierung, Fehlererkennung und Validierung.
• Lückenlose Rückverfolgbarkeit für Unternehmenstransaktionen.
• Nahtlos integrierte Schnittstellen zwischen Ticket-, Einzelhandels-, E-Commerce-, Mitglieder-, Spender- und Finanzsystemen.

Unternehmensberichterstattung und Analytik

AVS hat unter Verwendung von Microsoft Power BI.

Interaktive Dashboards ermöglichten einen Echtzeit-Einblick in:

• Finanz- und Rechnungswesen.
• Aktivitäten der Mitglieder.
• Entwicklung im Einzelhandel.
• Spenderbindung.
• Durchführung von Ausstellungen.
• Abteilungsübergreifende operative Kennzahlen.

KI-fähige Unternehmensarchitektur

AVS hat eine skalierbare Architektur entwickelt, um die langfristige Strategie des Met im Bereich KI und fortschrittliche Analytik zu unterstützen.

Die Stiftung ermöglicht künftige Initiativen wie:

• Prädiktive Analytik.
• Intelligente Prognosen.
• Automatisierte Kontenabstimmungen.
• Anomalieerkennung.
• KI-gestützte betriebliche Erkenntnisse.

Im Rahmen von Phase 2 hat AVS ein umfassendes Integrationsframework entworfen und implementiert, das das gesamte Auftragsmanagement-Ökosystem miteinander verbindet. AVS ersetzt die veraltete CW-Plattform durch eine moderne, auf Dynamics 365 basierende OMS-Lösung, um den gesamten Auftragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Abwicklung zu optimieren.

Durchgängige Unternehmensintegration

Die neue Architektur verbindet:

• Dynamics 365
• 3PL-Lagerverwaltungssysteme (WMS)
• Arbeitstag
• Magento-E-Commerce
• CRM-Plattformen
• Amperity-Kundendatenplattform

Dieses Integrationsframework beseitigt Datensilos und schafft ein einheitliches Betriebsökosystem.

Integration von Magento und Dynamics 365

AVS hat Magento mithilfe von CSU-APIs mit Dynamics 365 integriert, um eine Echtzeit-Synchronisierung folgender Daten zu ermöglichen:

• Bestellungen
• Bestand
• Preise
• Kundendaten

Die Integration verbessert die operative Genauigkeit, verringert die Abhängigkeit von manuellen Prozessen und erhöht die Transparenz im E-Commerce.

Workday-Integration

Die bidirektionale Integration zwischen Workday und Dynamics 365 optimiert:

• Genehmigung von Bestellungen
• Belegbearbeitung
• Rechnungsabgleich
• Workflows für den Finanzabgleich

Die Integration steigert die Effizienz und verringert Verzögerungen in den Bereichen Beschaffung und Finanzen.

Amperity – Integration von Kundendaten

AVS hat Amperity mit CRM und Dynamics 365 integriert, um einheitliche Kundenprofile und synchronisierte Unternehmenskundendaten zu erstellen.

Dies ermöglicht:

• Verbesserte Kundensegmentierung.
• Bessere Einbindung von Spendern und Mitgliedern.
• Genauere Unternehmensberichterstattung.
• Ein verbesserter Umgang mit dem Kundenerlebnis.

Im Rahmen unserer Partnerschaft mit The Met haben wir messbare operative und geschäftliche Verbesserungen erzielt, darunter:

• 20–30 % schnellere Monatsabschlussprozesse.
• Über 95 % weniger manuelle Korrekturen bei der Integration.
• Deutliche Verbesserungen bei der Betriebsstabilität und der Datenqualität.
• Echtzeit-Berichterstattung und -Analysen abteilungsübergreifend.
• Senkung der langfristigen Betriebskosten durch Automatisierung und Standardisierung.
• Verbesserte Transparenz bei Kunden und Spendern durch einheitliche Unternehmensdaten.
• Verbesserte Skalierbarkeit in den Bereichen E-Commerce, Finanzen und Betriebssysteme.

Die Met entschied sich für AVS, da wir fundiertes Microsoft-Fachwissen mit unserer Führungsrolle im Bereich Unternehmensmodernisierung und -integration verbinden können.

Zu den wichtigsten Unterscheidungsmerkmalen gehörten:

• Umfassende Fachkenntnisse in Dynamics 365 und im Non-Profit-Sektor.
• Von erfahrenen Experten geleitete Architektur- und Strategieberatung.
• Nachweisliche Erfolge bei der Stabilisierung komplexer Unternehmensumgebungen.
• Die fortschrittlichen Überwachungs- und Betriebsanalysetools von IntegrateIQ.
• Eine langfristige Vision für KI und Modernisierung, die auf die Zukunftsstrategie des Met abgestimmt ist.